De uitdagingen van vandaag vragen om genuanceerde gesprekken
Welke soorten gesprek zijn er en hoe schakelen we ertussen?

Participatie en inspraak leveren niet altijd betere besluiten met meer draagvlak, terwijl dat de bedoeling is. Bestuurders, OR-leden, medewerkers, toezichthouders en OR-trainers werken elk vanuit een mens- en wereldbeeld. Ruis en gedoe ontstaan als die beelden onderling sterk verschillen, of niet passen bij het vraagstuk wat op tafel ligt.

In zijn Theory U vat Otto Scharmer die beelden en bijbehorende communicatiepatronen samen in vier niveaus. Dictatoriale directies en muisstille of juist overmatig strijdlustige OR-en acteren op niveaus één en twee. Voor complexe vraagstukken streeft Theory U ernaar dat samenwerking zich verdiept naar niveau drie en vier.

Theory U biedt een eenvoudig model en vocabulaire. Niet meer, maar ook niet minder. Een kapstok en een landkaart. Wellicht nog het handigst in te zetten nadat een OR en bestuurder een niveau dieper zijn gegaan dan ze gewend waren. Om te bevestigen dat deze vorm van samenwerking valide en betrouwbaar is. Focus op theorie zet een OR niet in zijn kracht. Maar een bevestiging achteraf kan een nieuwe werkwijze wel bestendigen. En begeleiders van medezeggenschap kunnen met Theory U in de hand aansturen op verdieping, waar relevant en haalbaar.

De vier niveaus van Theory U

Welke vier niveaus gaat het om? Onderstaand beschrijf ik ze vanuit Theory U zelf, maar koppel ze ook aan begrippen als shaming en blaming, fitting-in en belonging (Brené Brown), fight, flight, freeze, fawn (traumawerk), cycling en edging (deep democracy), openheid, overgave en gewaarzijn (o.a. Boeddhisme). En zelf voegde ik de categoriën boven/onder, tegenover, naast en veld toe.

1. Downloading of monoloog. Op dit communicatie-niveau wordt harmonie bereikt doordat volgers zich voegen naar de opvattingen van de leider. Dit kan door dreiging en onderdrukking (zoals in totalitaire staten), of door een overtuigend verhaal dat anderen vrijwillig overnemen (zoals in religieuze sekten). In dat laatste geval is er buy-in voor deze ideeën. Op niveau één luistert de leider dus zo min mogelijk naar de volgelingen – voor zover mogelijk worden ongewenste feiten en ideeën genegeerd en weggezet als fake news. 

Wanneer iemand op dit niveau leeft en acteert, zal hij of zij kritische inbreng veelal ridiculiseren, bekritiseren of bagatelliseren. Dit is een beschermingsmechanisme dat actief wordt wanneer iemand zich sterk onveilig voelt (vaak onbewust overigens). Het inzetten van deze ‘afweer’ zegt iets over de omgeving en/of over de persoon die naar harmonie streeft door onderdrukking. Anders verwoord: de ervaring van onveiligheid is zowel reflectie als projectie – reflectie (als een spiegel) van wat er werkelijk gebeurt en projectie vanuit oude ervaringen, aannames en overtuigingen.

Degene die poogt te domineren vertoont shaming en fight gedrag, terwijl de underdog vlucht of stilvalt in fawn (please) en freeze. In termen van diversiteit en inclusie gaat het hier om ‘fitting in’- erbij horen door jezelf aan te passen (voor volgers), of erop aan te sturen dat anderen zich aan jou aanpassen (voor leiders).

Ook groepen als geheel (zoals een OR) kunnen een niveau-één-cultuur ontwikkelen, waarbij afwijkende geluiden worden afgeserveerd en ingehouden vóórdat ze werkelijk zijn aangehoord en begrepen. In een dergelijke omgeving is het gevaarlijk je nek uit te steken en confirmeren de meesten zich dus aan wat done en not done is, al zal men in de marges vaak checken of anderen het ongenoegen herkennen (in deep democracy spreekt men van cycling en edging).

2. Debat. Op dit niveau staat het iedereen vrij zijn of haar vrije denken in te zetten. Hier geldt the law of the jungle: de sterkste personen of ideeën winnen en daarom wordt vrij ondernemerschap aangemoedigd. Alles komt vanzelf goed, voor het grote geheel, als iedereen slim en sluw zijn eigen doelen nastreeft. De onzichtbare hand van de markt en de wetenschappelijke discipline van these-antithese-synthese, zorgen ervoor dat de mensheid vooruit gaat, als de sterksten winnen en de zwakken weg-geselecteerd/weg-geconcurreerd worden.

Op dit niveau luisteren partijen naar elkaar zoals doorgaans in een politiek, publiekelijk debat: om het eigen gelijk (en het ongelijk van de ‘tegenpartij’) te tonen. Men gaat actief en inhoudelijk in op uitspraken van de ander (terwijl je op niveau één alle feedback negeert of honend wegwuift), maar met de intentie concurrerende feiten en meningen onderuit te halen. Terwijl op niveau één het streven is dat anderen ‘het (eigen) verstand op nul zetten’, wordt eigenzinnigheid hier aangemoedigd als het mechanisme dat samenleving en mensheid voortstuwt.

Wie op dit niveau functioneert gaat in op zorgen en kritiek, door er tegen te argumenteren en er andere zaken tegenover te stellen. Dit gedrag vertonen mensen die zich veilig genoeg voelen om van zich af te bijten (fight), maar niet veilig genoeg om te ontspannen en onbevangen naar elkaar te luisteren. In termen van diversiteit en inclusie gaat het nog steeds om fitting in, maar nu vanuit een geloof in een level playing field.

Overheden en leidinggevenden moeten ‘alleen maar’ zo’n level playing field verdedigen – verder moeten ze zo veel mogelijk terugtreden. Als onrechtvaardige achterstelling is weggenomen, is het vervolgens goed als mensen en ideeën met elkaar concurreren (‘marktwerking’). Dit niveau is harteloos, maar streeft er wel naar fair te zijn: gelijke kansen voor iedereen – ‘iedereen voor z’n eigen’. In termen van een tweetal populaire management boekjes verschuiven we van niveau één met het boekje: ‘Hoe word ik een rat?’, naar niveau twee met het boekje ‘Hoe vang ik een rat?’

3. Dialoog. Hierbij luistert de één naar de ander vanuit de empathische, nieuwsgierige wens die ander te begrijpen en vooral aan te voelen. Naast het hoofd, doet nu ook het hart mee. De eigen overtuigingen worden geparkeerd om in de huid van de ander te kruipen. Een inspirerend voorbeeld is hoe Nelson Mandela, na jaren van haat jegens de Boeren, hun literatuur en poëzie ging bestuderen om hun wereld te begrijpen en zijn haat om te vormen tot inclusie – tot een visie voor een samenleving voor zwarten én blanken, in plaats van een wereld waarin de zwarten de macht over zouden nemen van de blanken om zich als de nieuwe upperdog (niveau één) te gedragen. Je gaat voorbij het cynisme dat we elkaar toch nooit begrijpen.

Op dit derde niveau is sprake van responsief (in plaats van reactief, knee-jerk) gedrag. Dit is alleen mogelijk wanneer mensen voldoende veiligheid ervaren. In termen van Stephen R. Covey: als iemand ‘the private victory’ heeft bereikt. In termen van inclusie gaat het hier om belonging: de groep accepteert jou (en jij ontspant) omdat je bent wie je werkelijk bent – niet omdat je bepaalde groepsregels volgt. Ubuntu (‘ik ben omdat wij zijn’ – en niet meer alleen ‘ik ben omdat ik denk’) geeft uitdrukking aan dit derde (of het vierde) niveau.

4. Presencing: co-creatie en overgave. Dit niveau onderscheid zich van het derde door overgave en het loslaten van controle. ‘Trust de proces’ is hier de slogan. De intentie is om af te stemmen op een dimensie die voorbij gaat aan het individu of ego, zodat ‘uw wil geschiede’. De ervaring is dat als je heel open bent (‘breng daartoe alle andere stemmen tot zwijgen’), je je soms ‘afstemt’ op ‘een groter veld’. Je kunt dan anderen ‘in (hun) wijsheid luisteren’, of zelf een stukje waarheid voelen en inzien.

Volgens mij is dit waar je ruimte voor wilt maken in onder meer gebed, systemische opstellingen, transformatief ademwerk en meditatie. Tekenend bij bijvoorbeeld meditatie is dat wat je doet, namelijk een inspanning in aandacht (shamatha), niet is waar het om gaat. Waar het om gaat is gewaarzijn (vipasyana). Die naakte ervaring is voortdurend beschikbaar en wordt niet meer of minder door meditatie, maar door meditatie probeer je er wel open en beschikbaar voor te zijn. Elizabeth Gilbert, bekend van ‘Eat, pray, love’, herinnert ons eraan dat de oude Grieken meende dat een kunstenaar bezocht werd door een ‘genius’, terwijl we tegenwoordig denken dat iemand een ‘genius’ is of bezit.

De term ‘presencing’ verwijst naar dit vierde niveau, door de woorden ‘present’ en ‘sensing’ bij elkaar te brengen. Gaat het op het derde communicatie niveau om mensen die elkaar vanuit hun verleden ontmoeten, hier stem je af op een groter geheel en een fluisterende toekomst, hoorbaar in het hier en nu. Niet: wat willen jij en ik? Maar: waar wil dit heen? Wat is de eerstvolgende stap? Wat vraagt deze situatie van ons? Wat dient het grotere geheel? Niet: wat (be-)denk ik? Maar: wat voel ik en wat komt er intuïtief in me op? Niet: wat is het allesomvattende strategisch plan? Maar: wat nu eerst? Je laat je niet langer gijzelen door de stem van angst.

Bewustzijn van ruimte (je eigen lichaam en de mensen en fysieke ruimte om je heen) is net zo belangrijk als aandacht voor inhoud. Hoe voelen je benen, je borst, je buik? Wat roept deze zaal bij je op? Hoe voel je je bij de stem van de voorzitter, of de vrouw tegenover je? Hierover hoef je niet na te denken, maar je negeert het evenmin. Systemische opstellingen (Hellinger) en intervisie volgens Theory U (case clinics) werken op deze manier. Een vergelijking met tango-dansen, vogels in zwermen, of improviserende jazz lijkt ook op zijn plaats: er is niet één leidende en één volgende partij, maar een flow of samenspel van inbreng en afstemming.

Scharmer heeft het vooral over ruimte en stilte toelaten, maar volgens Myrna Lewis (deep deomcracy) kun je ook op dit vierde niveau werken door in debat te gaan. De inzet is daarbij het tegenovergestelde van de inzet van debatten op niveau twee: hier ga je in debat om de relatie te verbeteren, niet om te winnen. Vanuit een bereidheid geraakt te worden en over jezelf te leren, niet om de ander te veranderen.

De diepste wijsheid en verbinding worden dus geboren in overgave aan stilte, óf in overgave aan het delen van ongecensureerde emoties en frictie. Een persoon kan zich overgeven aan dit niveau (wat eerder iets is wat gebeurt dan dat je iets doet) als de redenerende geest zich ontspant en zich opent om gedragen en geholpen te worden. Met andere woorden: als je je voldoende zelfvertrouwen en veilig voelt om kwetsbaar en open te zijn. ‘Belonging’ is nu inherent aan de persoon: of anderen jou nu zien en accepteren of niet, jij omarmt jezelf met je licht en je schaduw.

Theory U in een onderling-afhankelijke wereld

Otto Scharmer stelt dat bij complexe vraagstukken (‘wicked problems’) niveaus drie en vier meer opleveren dan niveau één en twee. Voor iedereen die een duurzame toekomst wenst geldt de tripple bottomline: naast profit ook planet en people. Anders wordt je vroeger of later ingehaald en mis je de afslag naar de toekomst. In de global village van vandaag zijn we inter-dependent – van werkgevers tot werknemers en van overheden tot toezicht. We zijn voorbij de tijd dat bedrijven of boeren kunnen claimen: ‘Laat ons nou met rust, dan leveren we veel betere innovaties dan jullie afdwingen met polderen, overlegvergaderingen, regels en subsidies.’ De Westerse wereld beweegt in de richting waar veel inheemse samenleving nooit zijn weggeweest: voorbij de terugtredende overheid en de onafhankelijke eilandjes, naar een samenleving die aangewezen is op samenwerken.

Maar natuurlijk: ‘it takes two to tango’. Als het niet anders kan, is ‘de strijd aangaan’ op niveau twee beter dan apathie – over je heen laten lopen door niveau één. Zeker in het verleden hebben verzetsbewegingen, vakbonden en de medezeggenschap veel bereikt door zich te emanciperen en tegen de bezetter en directies in te gaan. Veel van onze verworvenheden (zoals onze vrijheid en de veertigurige werkweek) zijn bevochten door onze voorouders. Maar potentieel behalen we het beste resultaat als alle stakeholders op niveau drie en vier samenwerken. Niet omdat het altijd persé zoetsappig en gezellig moet, maar omdat ze gebruikmaken van meer begrip en wijsheid, waardoor ze betere, gedragen besluiten opleveren.

Dieper in de U: wanneer en hoe?

Ik vind Theory U een behulpzaam raamwerk om te bepalen waar een groep is en welke vervolgstap wenselijk en mogelijk is. Daarmee is het ook een model om aan te halen in intercollegiaal overleg. Maar ook als we het eens zijn dat niveau drie en vier in principe meer opleveren dan niveau één en twee, ook dan is de vraag: is die verdieping haalbaar en is het de extra inspanning waard?  En: hoe doen we dat? Met enige regelmaat hoor ik OR-leden vragen: ‘we gaan hier toch niet soft en therapeutisch doen?’ Zulke uitspraken kunnen me triggeren (‘oeps, ben ik weer te zweverig?’ Of: ‘ik zal eens laten zien hoe krachtig kwetsbaarheid is!’). Maar ik hoor ook: ‘ik vind het spannend om voorbij vaste oordelen te gaan – doe het goed, of doe het niet!’ Vaak hebben mensen een leven lang geleerd ‘zich haaks te houden’. De uitnodiging om open en onzeker te zijn is dan aanvankelijk eerder verdacht en bedreigend dan een opluchting.

Zo bezien is de kunst om deelnemers een positieve ervaring mee te geven. Om ze speels te verleiden uit hun comfort zone te stappen, zonder ze in een panic zone te trekken. ‘Kissing over the edge’, zoals in deep democracy wordt gezegd. Tonen dat niveaus drie en vier niet gek, gevaarlijk en ingewikkeld zijn. Een abstract college over Theory U roept doorgaans meer angst en onbegrip op. Het zet de OR niet in zijn kracht. Hoe neem je mensen mee, zonder te duwen of te trekken – wat immers het omgekeerde is van niveau vier en het loslaten van controle? Ik zie mezelf snel missionaris worden. Dat roept onzekerheid en verzet op en bevestigt rollen, waar je juist ruimte wil scheppen voor fluïditeit. Een valkuil van mij is om ten strijde te trekken tegen gepolariseerd vijanddenken. Maar door de (boks-)wedstrijd aan te gaan, laat ik het omgekeerde zien van de tango-dans waarover ik oreer.

Ondertussen begrijp ik dit patroon van mezelf wel. Ik wil dolgraag diep in de U duiken en voel me dan naakt en onzeker als ik merk dat niet iedereen mee is. Niveau vier gaat over kwetsbaarheid, maar dat blijft… kwetsbaar! Dan kleed ik me aan met woorden en gedachten, maar dat bedekt de naaktheid waarover ik spreek. Ik doe dat uit onzekerheid – heel menselijk. Maar dat het niet werkt is duidelijk en logisch. Winnen op kracht en agressie kan, maar is geen toonbeeld van vrede en kwetsbaarheid…

Een ervaring meegeven lijkt daarmee vaardiger dan uitleggen. Tegelijk wil je mensen een idee geven in wat voor water ze terecht komen, vóór je ze uitnodigt in het diepe te springen. Het zoeken is dus naar een balans tussen vóóraf een beeld schetsen en snel een daadwerkelijke ervaring meegeven. En sowieso gaat het over afstemmen op wat er op dat moment kan en dient. Minder doen dan kán is jammer, maar méér doen is onmogelijk. 

De Navigator werkmethode® 

Terwijl Theory U een landkaart bied, reikt de Navigator werkmethode concrete stappen aan. Mijns inziens kan de Navigator methode worden ingezet op niveau drie of vier. In het voorbereiden van een etappe zijn er volgens de methode twee momenten waarop een OR bewust keuzes maakt over het niveau waarop hij inzet. In het bepalen van de positie van de OR en het kiezen van een route kan de OR ervoor kiezen niet te navigeren op een gegeven onderwerp. In dat geval kiest de OR ervoor een onderwerp helemaal los te laten (waardoor de bestuurder vrij is te acteren op welk niveau dan ook), of om ‘de strijd aan te gaan’ op niveau twee.

Soms maakt een OR die keuze uit gewoonte of vooroordeel: in sommige kringen is de opvatting/inschatting een verlengde van ‘de enige goede bestuurder is een dode bestuurder’ en dus de perceptie dat de taak van de OR is om de bestuurder te bestrijden in zijn (of haar) rattige streken. In andere gevallen kan een OR heel bewust kiezen om tegenmacht te bieden, niet uit gewoonte, maar omdat de bestuurder die weg heeft gekozen. Zoals eerder al gezegd: ‘it takes two to tango’. Als, volgens de inschatting van de OR, de bestuurder inzet op het doordrijven van een plan, kan de OR stilvallen (de ja-knik OR), klagen (de Kalimero OR), of zich schrap zetten met alle macht en kracht die de WOR hem biedt.

Maar als voor navigeren wordt gekozen, is de OR klaarblijkelijk van mening dat de bestuurder beïnvloed wil en kan worden – alleen als er een ‘samen’ is, heeft samenwerken zin. De wens om samen te werken vanuit de OR geeft blijk van niveau drie of vier, terwijl de mogelijkheid om samen te dansen er is als ook de bestuurder op dat niveau wenst te acteren (of daartoe overtuigd en verleid kan worden). Partijen kunnen dus inzetten op niveau drie, terwijl niveau vier zich ontvouwt als er gezond vertrouwen en veiligheid is, waarbij men durft te ontspannen. Dan kan er iets nieuws geboren worden wat niemand vooraf had bedacht en dus ook niemand heeft doorgedrukt.

Meerwaarde van de koppeling

Deze blog heb ik geschreven om hardop te reflecteren op ruim vijf jaar ervaring met de medezeggenschap in Nederland. Waarom loopt de ene OR stroef en een andere soepel? Waarom zuchten sommige bestuurders van medezeggenschap, terwijl anderen zich erdoor gesteund en prettig uitgedaagd voelen? Mijn inziens heeft dit veel te maken met het communicatie-nivo van bestuurders, OR-leden en hun trainers/adviseurs. Ze hebben hun onderlinge historie en ze brengen elk (vooral onbewust) hun persoonlijke bagage mee – hun overdreven scepsis (gebaseerd op onveiligheid in de vroege jeugd), of naïeve openheid (wellicht ontstaan door veilige hechting in de kindertijd). Het benoemen en bevragen van vooronderstellingen over en weer (van OR-leden onderling en van OR naar bestuurder en vice versa) kan aannames blootleggen en gezond vertrouwen verdiepen. Dan is er meer kans op niveau drie en vier samenwerking en daarmee met adequate adviezen en wezenlijke invloed; kortom waardevolle, proactieve medezeggenschap.